Julie CABARET - Collaboratrices Virtuelles

Collaboratrice Administrative en Freelance – Tonnay Charente (17)

Personnalité : je suis d’un naturel calme et patient et dans ma vie personnelle je suis casanière, j’aime ma tranquillité et je déteste les imprévus. Parfois le fait d’être organisé, rigoureux, ponctuel me rend “rigide”. Je suis joviale, serviable, aimable et bienveillante, j’ai besoin d’être “au service de …” (Exemple : famille d’accueil pour la cause animale). Je suis très pratico pratique donc chaque problème a une solution et mon esprit fuse. Mon manque de confiance en moi en raison de mon surpoids m’amène à angoisser, à stresser et à me renfermer quand ça ne va pas. Je travaille actuellement sur cet aspect de ma personnalité et me lancer dans ce projet en est la première étape. Je dois aussi apprendre à prendre du recul et à moins prendre les choses à cœur.

Parcours : je suis diplômée d’un BTS Assistante Secrétaire Trilingue. J’ai eu la chance de trouver un poste en intérim dans la société internationale spécialisée dans le médical où j’avais mené mes actions professionnelles et l’un de mes stages de BTS. Ma maîtresse de stage a tout fait pour que je sois recrutée quand un poste s’est libéré dans son service. J’ai donc eu la chance d’avoir mon 1er CDI à l’âge de 21 ans. Je suis restée plus de 6 ans dans la boite, j’ai perdu mon poste d’Assistante Marketing chargée de congrès en raison d’un plan social par suite d’une fusion. Après plusieurs missions intérimaires j’ai obtenu mon 2ème CDI chez O2 Care Service (Services à la Personne) il s’agissait d’une création de poste : Assistante Partenariats Commerciaux. Je suis restée 6 ans. J’ai démissionné pour suivre mon conjoint qui était muté en Charente Maritime. En 2016 j’ai signé un CDI pour une société de rénovation dans le bâtiment. J’étais Secrétaire d’Agence, j’ai évolué en tant que formatrice des nouvelles secrétaires. Mais malheureusement l’aventure ne s’est pas bien terminée et j’ai démissionné après plus de 5 ans de bons et loyaux services. Plus de 20 ans d’expérience aux services de différents employeurs dans différents domaines d’activité.

Expérience professionnelle :

Assistante de Gestion

Par une collaboration étroite avec la fédération et les responsables des associations locales, l’assistante de gestion participe à la qualité administrative et technique des interventions de l’association auprès des différents publics.

Secrétaire d’Agence

Secrétariat courant (mails, courriers, archivage, classement,…) – Tenue d’un standard avec accueil téléphonique et physique – Contrôle et saisie des ventes et des dossiers de financement – Suivi des commissions vendeurs – Facturation clients et enregistrement des encaissements – Traitement des factures fournisseurs (rapprochement, mise en paiement, saisie en comptabilité) – Gestion du personnel (entrées, sorties, visites médicales, CP, AT) – Saisie des variables de paie – Formatrice et référente des nouvelles secrétaires.

Assistante Partenariats Commerciaux

Secrétariat courant (mails, courriers, appels téléphoniques,…) – Assistance à la Chef du Service – Etablissement de reportings chiffrés hebdos et mensuels – Suivi quantitatif et qualitatif des actions commerciales – Traitement des incidents et mise en place d’actions correctives – Mise en forme de procédures.

Assistante Marketing & Chargée de Congrès

Secrétariat courant (mails, courriers, appels téléphoniques,…) – Assistance aux chefs de produits et secrétaire de Direction – Conseil et renseignement au réseau – Gestion d’agenda avec réservations d’hôtels et titres de transports – Réservation de stands et matériels pour les congrès.

Différents postes occupés :

Assistante de Gestion dans une entreprise d’ingénierie

Adjointe Administrative dans la fonction publique

Assistante de Direction dans une entreprise fabriquant des menuiseries

Assistante Administrative et Commerciale dans une entreprise fabriquant des équipements de traitements des fluides

Mission : aujourd’hui ma mission est de vous permettre de vous recentrer sur votre cœur de métier en prenant en charge vos tâches administratives et j’aspire donc à vous éclairer dans l’organisation administrative de votre structure.

Valeur ajoutée : j’ai le sens du service et une conscience professionnelle accrue. Je suis organisée et j’ai une rigueur professionnelle. Je m’adapte facilement aux changements de situation et j’ai une bonne capacité à résoudre les problèmes. Je suis réactive, polyvalente et je sais travailler en autonomie.

Prestations :
1. Gestion administrative
  - Classement, numérisation et archivage de documents
  - Traitement des courriers et e-mails entrants et sortants
  - Relecture et correction de documents (courriers, documents divers)
  - Saisie et mise en forme de documents
  - Création de documents types, formulaires, procédures
  - Réservations diverses (restaurants, hôtels, transports)
  - Enrichissement de bases de données
  - Gestion des notes de frais
2. Gestion commerciale
  - Etablissement de devis, factures et relances clients
  - Saisie des commandes
  - Création et suivi de tableaux de bord
  - Gestion des dossiers clients et fournisseurs
  - Création et envoi de publipostage
3. Gestion financière
  - Gestion et suivi des encaissements
  - Suivi et relances des impayés
  - Préparation des remises de chèques
  - Contrôle des factures et avoirs
4. Gestion du Personnel
  - Préparation et contrôle des variables de paie
  - Saisie des congés
  - Prise de RDV de médecine du travail