Collaboratrice Administrative en Freelance – Tonnay Charente (17)
- Personnalité :
Je suis d’un naturel calme et patient et dans ma vie personnelle je suis casanière, j’aime ma tranquillité et je déteste les imprévus. Parfois le fait d’être organisée, rigoureuse, ponctuelle me rend “rigide”. Je suis joviale, serviable, aimable et bienveillante et j’ai besoin d’être “au service de …”. (Exemple: famille d’accueil pour la cause animale). Je suis très pratico pratique donc chaque problème a une solution et mon esprit fuse. Mon manque de confiance en moi en raison de mon surpoids m’amène à angoisser, stresser et à me renfermer quand ça ne va pas. Je travaille actuellement sur cet aspect de ma personnalité et me lancer dans ce projet en est la première étape. Je dois aussi apprendre à prendre du recul et à moins prendre les choses à coeur.
- Parcours : je suis diplômée d’un BTS Assistante Secrétaire Trilingue. J’ai eu la chance de trouver un poste en intérim dans la société internationale spécialisée dans le médical où j’avais mené mes actions professionnelles et l’un de mes stages de BTS. Ma maitresse de stage a tout fait pour que je sois recrutée quand un poste s’est libéré dans son service. J’ai donc eu la chance d’avoir mon 1er CDI à l’âge de 21 ans. Je suis restée plus de 6 ans dans la boite, j’ai perdu mon poste d’Assistante Marketing chargée de congrès en raison d’un plan social par suite d’une fusion. Après plusieurs missions intérimaires j’ai obtenu mon 2ème CDI chez O2 Care Service (Services à la Personne) il s’agissait d’une création de poste : Assistante Partenariats Commerciaux. Je suis restée 6 ans. J’ai démissionné pour suivre mon conjoint qui était muté en Charente Maritime. En 2016 j’ai signé un CDI pour une société de rénovation dans le bâtiment. J’étais Secrétaire d’Agence, j’ai évolué en tant que formatrice des nouvelles secrétaires. Mais malheureusement l’aventure ne s’est pas bien terminée et j’ai démissionné après plus de 5 ans de bons et loyaux services. Plus de 20 ans d’expérience aux services de différents employeurs dans différents domaines d’activité.
- Expérience professionnelle :
Assistante de Gestion
Par une collaboration étroite avec la fédération et les responsables des associations locales, l’assistante de gestion participe à la qualité administrative et technique des interventions de l’association auprès des différents publics.
Secrétaire d’Agence
Secrétariat courant (mails, courriers, archivage, classement,…) – Tenue d’un standard avec accueil téléphonique et physique – Contrôle et saisie des ventes et des dossiers de financement – Suivi des commissions vendeurs – Facturation clients et enregistrement des encaissements – Traitement des factures fournisseurs (rapprochement, mise en paiement, saisie en comptabilité) – Gestion du personnel (entrées, sorties, visites médicales, CP, AT) – Saisie des variables de paie – Formatrice et référente des nouvelles secrétaires.
Assistante Partenariats Commerciaux
Secrétariat courant (mails, courriers, appels téléphoniques,…) – Assistance à la Chef du Service – Etablissement de reportings chiffrés hebdos et mensuels – Suivi quantitatif et qualitatif des actions commerciales – Traitement des incidents et mise en place d’actions correctives – Mise en forme de procédures.
Assistante Marketing & Chargée de Congrès
Secrétariat courant (mails, courriers, appels téléphoniques,…) – Assistance aux chefs de produits et secrétaire de Direction – Conseil et renseignement au réseau – Gestion d’agenda avec réservations d’hôtels et titres de transports – Réservation de stands et matériel pour les congrès.
Différents postes occupés :
Assistante de Gestion dans une entreprise d’ingénierie
Adjointe Administrative dans la fonction publique
Assistante de Direction dans une entreprise fabricant des menuiseries
Assistante Administrative et Commerciale dans une entreprise fabricant des équipements de traitements des fluides
- Mission : à ce jour je n’ai qu’une seule mission régulière sur site. La première étape a été d’organiser la partie administrative : création de classeurs, de dossiers informatiques pour l’archivage et des dossiers de la boite mail afin que tout soit harmonisé. Je travaille tous les mardis pour cette personne, journée de 6h00 une fois la pause déjeuner déduite, parfois plus. Je travaille aussi quelques heures à distance dans la semaine depuis mon domicile en fonction des besoins. Je suis à maximum 30h par mois avec cette cliente. C’est un artisan plombier chauffagiste. Je gère également des démarches administratives personnelles. Ma cliente m’appelle son « rayon de soleil » elle aime quand je viens car ça la motive à avancer, elle est sur beaucoup de fronts et projets pros comme persos donc quand je viens elle est canalisée. Dernièrement je lui ai préparé un planning d’organisation de travail hebdo. Je me sens son égale et qu’est-ce que cela peut faire du bien. On s’apporte beaucoup mutuellement.
- Valeur ajoutée : j’ai le sens du service et une conscience professionnelle accrue. Je suis organisée et j’ai une rigueur professionnelle. Je m’adapte facilement aux changements de situation et j’ai une bonne capacité à résoudre les problèmes. Je suis réactive, polyvalente et je sais travailler en autonomie.
- Prestations :
- Gestion administrative
– Classement, numérisation et archivage de documents
– Traitement des courriers et e-mails entrants et sortants
– Relecture et correction de documents (courriers, documents divers)
– Saisie et mise en forme de documents
– Création de documents types, formulaires, procédures
– Réservations diverses (restaurants, hôtels, transports)
– Enrichissement de bases de données
– Gestion des Notes de frais
- Gestion Commerciale
– Etablissement de devis, factures et relances clients
– Saisie des commandes
– Création et suivi de tableaux de bord
– Gestion des dossiers clients et fournisseurs
– Création et envoi de publipostage
- Gestion financière
– Gestion et suivi des encaissements
– Suivi et relances des impayés
– Préparation des remises de chèques
– Contrôle des factures et avoirs
- Gestion du Personnel
– Préparation et contrôle des variables de paye
– Saisie des congés
– Prise de RDV de médecine du travail
Cette liste est non exhaustive et adaptable aux besoins du client.
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Vidéo de Julie CABARET :
Nom d’entreprise : JULIE VOUS ASSISTE
Mail : julievousassiste@gmail.com
Site web : www.julievousassiste.com
Profil LinkedIn : linkedin.com/in/julie-cabaret-7a129523a
Téléphone : 07 69 61 29 31
Numéro de SIRET : 913 316 170 000 12